Hoe werkt ISEEMORE?

Het hoofdkantoor, de franchisegever, het accountants- of administratiekantoor, filiaalhouders en /of franchisenemers voeren de boekhouding, maken deze compleet of voeren de cijfers in. 

De gegevens van een organisatie worden opgenomen in een gestandaardiseerd rapportagemodel. 

Het rapportagemodel bestaat uit een set van eenduidig gedefinieerde prestatie indicatoren, die elk een weergave is van één of meer financiële, operationele of daarvan afgeleide gegevens. Deze set is onbeperkt uitbreidbaar, op basis van behoefte. U bepaalt welke prestatie indicatoren worden getoond.

Dit model biedt een eenduidig inzicht in de prestatie van één of meer organisaties, die op één of andere wijze aan elkaar zijn of worden gerelateerd. Naast de eenduidige presentatie van gegevens is het rapportagemodel een toekomstvaste oplossing voor het importeren, consolideren, converteren en leveren van gegevens, in elk (standaard) formaat.

Kritieke Prestatie Indicatoren (Key Performance Indicators, afgekort KPI's) worden gebruikt om prestaties te analyseren.

Op de app en de website worden ze weergegeven als prestatiemeters, waarmee in één oogopslag duidelijk is hoe de organisatie er voor staat.

De producten van ISEEMORE bieden wekelijks of maandelijks inzicht in actuele prestaties.

 Invoeren en raadplegen van gegevens via smartphone app en website.

Via een rolgebaseerde autorisatie wordt toegang verkregen tot rapporten die behoren tot of zijn toegewezen aan betreffende organisatie(s) en gebruiker.

De implementatie van ISEEMORE is gericht op de ontwikkeling van een fundament, dat deel uit maakt van een professionele bedrijfsvoering. Hierbij wordt ingespeeld op de 'verandercapaciteit' van de betrokken organisatie(s) én wordt aangesloten op bestaande infrastructuur.

Het bijwerken van de administratie vindt geautomatiseerd plaats, of wordt zo gefaciliteerd dat het eenvoudig kan worden ingepast in de dagelijkse werkzaamheden. Dit leidt tot foutreductie, tijdsbesparing en lagere kosten.

Operationele en financiële prestatiegegevens worden vertaald naar individuele en doelgroep georiënteerde (benchmark) overzichten. Hiermee wordt een actueel inzicht verkregen in de prestatie van de organisatie; periodiek, cumulatief, exclusief, geconsolideerd, afgezet tegen voorgaand jaar, begroting of landelijk gemiddelde.

De groeiende gegevensverzameling nodigt uit gericht te zoeken naar informatie, als basis voor besluitvorming en organisatieontwikkeling. De signaleringsfunctie 'brengt' de informatie naar de juiste persoon, op het moment dat het nodig is.

Met de handmatige invoer van enkele gegevens, zoals omzet, inkoop, klantenaantal en gewerkte uren, kan een goed beeld worden verkregen van het presteren van de organisatie. Dit geldt ook voor het meten van de gemiddelde prestatie van een winkelformule.

Door aan te sluiten op de boekhouding wordt een volledig beeld verkregen. Met de standaard overzichten worden de cijfers van de jaarrekening dan op wekelijkse of maandelijkse basis inzichtelijk. Via de KPI’s (prestatiemeters) die voor de organisatie zijn gedefinieerd wordt invulling gegeven aan de specifieke informatiebehoefte.

Voor de implementatie van ISEEMORE zijn er verschillende opties.

1. Een implementatiescenario is een beperkt aantal gegevens periodiek in te voeren via de app. Hiermee wordt de eigen prestatie inzichtelijk, indien van toepassing ook in verhouding tot de prestatie van de referentiegroep.
2. Een ander scenario is direct met de financiële administratie(s), eenmalig en op eenvoudige wijze een koppeling te realiseren en gegevens periodiek bij te werken.
3. Via invoer van de begroting kunnen de prestaties worden afgezet tegen gestelde doelen.
4. Operationele gegevens worden uit bedrijfssystemen onttrokken of worden handmatig ingevoerd, afhankelijk van wensen en mogelijkheden.
5. Indien het niet lukt of niet gewenst is de boekhouding wekelijks of maandelijks te hebben bijgewerkt, is het toch mogelijk een zuiver beeld te krijgen van de prestaties. Dat kan bijvoorbeeld al via handmatige invoer van alleen de omzetcijfers. Als volgt.
   1. De financiële gegevens worden zo vaak als mogelijk vanuit de boekhouding overgenomen. Dat kan initieel en op elk moment dat de boekingsperiode in ISEEMORE samenvalt met de boekingsperiode in de boekhouding.
      Voorbeeld in het geval van een boekingsperiode van een week in ISEEMORE: de saldibalans van het eerste kwartaal uit de boekhouding kan worden ingelezen als de cumulatieve saldi in week 13.
   2. De vaste kosten worden als voorlopige saldi voor het lopende boekjaar opgenomen in ISEEMORE. Als deze cijfers zijn begroot en ingelezen kunnen deze vervolgens ook als voorlopige saldi worden ingelezen.

De belangrijkste randvoorwaarde voor het overal en altijd kunnen beschikken van een volledig beeld van de ontwikkeling van de organisatie is dat gegevens tijdig, volledig en juist beschikbaar zijn. Als dit is geregeld, is de implementatie geslaagd.

Als de implementatievorm is gekozen is de technische implementatie eenvoudig, in enkele uren te realiseren. Indien verschillende organisaties en belanghebbenden betrokken zijn is de grootste uitdaging het bedenken van de juiste implementatiestrategie en deze te vertalen naar een projectmatige aanpak. Zo wordt er voor gezorgd dat implementatievorm en –tempo aansluit op de cultuur van de organisatie en dat draagvlak en betrokkenheid van medewerkers worden gewaarborgd.